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Documents physiques et numériques : réglementation marocaine et externalisation

Date de publication : 19 juin 2018 Rubrique : Regards d'experts

Badr Amani, Directeur de Maroc Archivage

Badr AmaniLes organisations performantes l’ont bien compris, l’information contenue dans leurs archives – documents physiques et électroniques entre autres – est stratégique. Une information bien exploitée est génératrice de productivité et de richesses. Il en va de même pour les archives.

Au Maroc, il existe deux textes réglementaires principaux qui régissent la relation des organisations privées et publiques aux archives : la Loi 69-99 relative aux archives et son Décret d’application n° 2-14-267 fixant les conditions et procédures associées.

Les entreprises et organismes marocains doivent se conformer à la réglementation non pas à cause des dispositions pénales qu’elle prévoit, mais par ce qu’elle apporte d’excellents outils qui leur permettraient d’améliorer leur gestion documentaire, à savoir trouver l’information instantanément (ou ne plus perdre du temps à la rechercher) et protéger les documents (et donc l’information).

Ces outils permettent d’exploiter l’information à plusieurs fins, dont la productivité et l’aide à la décision. L’archivage est une fonction stratégique, d’où l’importance de faire appel à des professionnels du métier.

Qu’est-ce qu’une archive ?

La Loi donne la définition suivante : « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel » ; cela veut dire en d’autres termes que le document papier et la clef USB comportant des fichiers sur votre bureau sont des archives.

Précisément, trois âges définissent les archives : courant, intermédiaire et définitif :

1. Archives courantes : couramment utilisées,

2. Archives intermédiaires : utilisées occasionnellement,

3. Archives définitives : documents qui ne sont plus utilisés par l’organisation, triés et éliminés (cas prévus par la réglementation) et qui sont à conserver sans limitation de durée vu leur intérêt scientifique, historique ou statistique.

Les organisations souhaitent de plus en plus faire appel à des experts pour la maîtrise de leur patrimoine informationnel, car elles ont bien pris conscience que les informations contenues dans leurs archives et leurs documents sont source de productivité si elles sont bien exploitées.

Différentes étapes à suivre

Afin d’exploiter ces informations, le projet d’archivage passe généralement par ces étapes :

1. Étude et préconisation des besoins, des axes d’amélioration, de l’organigramme, des locaux de conservation, des logiciels et des matériels…

2. Préparation des outils de gestion : élaboration d’un plan de classification (organisation d’une manière uniforme des documents physiques et numériques), d’un calendrier de conservation (définition des âges et des durées de conservation des archives), d’une charte d’archivage (clarification des procédures de tri, d’élimination et de consultation)

3. Tri et élimination des documents inutiles, organisation des archives utiles

4. Numérisation/dématérialisation

5. Conduite de changement et formation sur les progiciels : recherche, indexation.

Bien sûr, ces étapes vont différer d’un organisme à un autre, selon ses besoins et contraintes. En même temps, l’objectif reste le même : exploiter, retrouver très facilement l’information et aider à la décision. Les experts vous aideront à bien définir le besoin relatif à votre contexte.

Dans quels cas recourir à l’externalisation ?
Vous souhaitez externaliser physiquement vos archives définitives ? Attention « Les administrations de l’État, des collectivités territoriales, des établissements et des entreprises publiques, ainsi que les organismes privés chargés de la gestion d’un service public… » doivent « … les conserver dans leurs propres dépôts… »

Faites une étude archivistique et juridique avant de décider d’externaliser vos documents physiques. La bonne marche de votre organisation en dépend.

L’expérience a montré qu’il est préférable d’opter pour une externalisation totale et locale si vous souhaitez externaliser la gestion de vos archives. Ainsi, vous ne garderez que l’essentiel dans vos locaux et vous aurez à votre disposition une entreprise experte qui prendra soin de vos archives.

L’espace alloué aux archives physiques et électroniques est limité, leur croissance quant à elle ne l’est pas. Seule une bonne gestion vous permettra de les maitriser et d’accroître votre productivité.